BASE DE DATOS Y CONTROL INTERNO

Antecedentes

Antes de las Bases de datos se utilizaban Archivos Secuenciales para almacenar los datos. Estos daban un acceso muy rápido, pero solo de forma secuencial. Más tarde aparecieron los Archivos Indexados, donde el acceso ya podía ser aleatorio.

Para dar absoluta libertad a las relaciones entre tablas surgieron las bases de datos Relacionales.

Los RDBMS trajeron dos cosas muy importantes; las propiedades ACID y un lenguaje común de acceso a los datos SQL.

Las propiedades ACID son:

·         Atomicidad

·         Consistencia

·         Aislamiento

·         Durabilidad

Conceptos

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Definición

Una base de datos es el conjunto de datos informativos organizados en un mismo contexto para su uso y vinculación.

Los usos de las bases de datos son tan múltiples que, por ejemplo, pueden utilizarse en una biblioteca o archivo que guarda libros para su consulta frecuente, pero también pueden emplearse para guardar material biológico, como un archivo genético o un banco de esperma que almacena esperma para ser utilizado en fertilización.

Características

1.    Independencia de los datos

2.    Reducción de la redundancia

3.    Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios

4.    Integridad de los datos

5.    Consultas complejas optimizadas

6.    Soporte para control de transacciones y recuperación de fallas

7.    Independencia del hardware

Ventajas

·         Consistencia de datos

·         Compartición de datos

·         Mantenimiento de estándares

·         Mejora en la integridad de datos

·         Mejora en la seguridad

·         Mejora en la accesibilidad de datos

Desventajas

·         Complejidad

·         Costo del equipamiento adicional

·         Vulnerabilidad a fallos

CONTROL INTERNO

El informe como tal es un medio para alcanzar un fin y no un fin por si. No es un evento o circunstancia sino una serie de acciones que permean las actividades de una organización. Es una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión e integradas a los demás procesos básicos de la misma, entre éstos: Planificación, Ejecución y Supervisión.

Control Interno

Definición

El sistema de control interno o sistema de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y el control en el interior de la empresa.

Paradigma de control Interno

No. PARADIGMA

ANTERIOR

Anterior

1.    La responsabilidad del control estaba en manos sólo de los profesionales especializados” como los auditores internos.

2.    Eran más importantes los controles que los riesgos”. Es decir, el diseño y funcionamiento de los controles se realizaba sin analizar previamente los riesgos relacionados con las operaciones a controlar.

Actual

1.    Todos los funcionarios tienen alguna responsabilidad explícita o implícita respecto al proceso de Control Interno.

2.    Para la implantación y evaluación del proceso de Control Interno resulta más efectivo centralizarse en los riesgos” de las operaciones y de la entidad a efecto de minimizar la posibilidad de implantar o relevar controles sobre aspectos que no ofrecen riesgo significativo, evitando la dilapidación de esfuerzos y recursos e interpretando cabalmente la relación costo – beneficio.

Sistema de control Interno

sistema de control interno es un proceso de control integrado a las actividades operativas de los entes, diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de la información contable; los estados contables constituyen el objeto del examen en la auditoría externa de estados contables, esta relación entre ambos muestra la importancia que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa de estados contables.

No todas las empresas tienen implementado un sistema de control interno, por razones de política de la dirección o por razones de tamaño, porque en las pequeñas empresas la estructura operativa no permite la implementación de un proceso de control integrado; en consecuencia este trabajo va a ser de mayor utilidad para la auditoria en las empresas que tengan implementado un sistema de control interno que funcione adecuadamente; aunque el conocimiento del sistema de control interno va a permitir desarrollar procedimientos de comprobación de información más eficientes en empresas que no tiene implementado un sistema de control interno.

En las empresas que tienen implementado un sistema de control interno, para que sea de utilidad para la auditoría externa de estados contables, es necesario que el auditor deposite confianza en los controles que realiza la empresa, para que el auditor decida depositar confianza deberá evaluar el nivel de desarrollo y si funciona eficientemente; esta tarea constituye la “Evaluación de las actividades de control de los sistemas que son pertinentes a su revisión, siempre que, con relación a su tarea, el auditoria decida depositar confianza en tales actividades”. La Resolución Técnica N°7 (FACPCE) lo menciona como procedimiento que debe realizar el auditor y la NIA 315 (IAASB) “Identificación y análisis de los riesgos de distorsiones significativas mediante la comprensión de la entidad y de su entorno, incluso del control interno de la entidad” lo considera como tareas que debe realizar el auditor.

El objetivo del presente trabajo es aportar los conocimientos necesarios para que el auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un procedimiento de auditoría para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le permita la ejecución de una auditoria más eficiente.

Objetivo de Control Interno

El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales.  Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno.  En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.

Asimismo, toda acción, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno.

Los objetivos de Control Interno son los siguientes:

1.    Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones.

Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad  y verificabilidad.

Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedan amenazarlos.

 

2.    Efectividad y eficiencia de las operaciones

Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.

Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.

3.    Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente.  Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.